Przeglądanie i Eksport Korekt Faktur
1. Przejdź do zakładki Dokumenty ⇨ Korekty faktur.
Tutaj możesz przeszukiwać, przeglądać i eksportować korekty faktur, a także przejść do ich ustawień.
- Aby wyeksportować korekty z określonego okresu, wybierz odpowiedni zakres dat, zaznacz odpowiednie faktury i kliknij Eksportuj.
- Wykorzystaj opcję zaznaczania wielu korekt, by masowo wysyłać faktury, eksportować dane do Excela lub generować pliki PDF.
- Aby przeszukać korekty z konkretnego miesiąca, wybierz odpowiedni miesiąc. Dla bardziej szczegółowego wyszukiwania, użyj Pokaż filtry.
Korekty faktur – Ustawienia
Automatyzacja korekt faktur w Sellasist pozwala na sprawniejsze zarządzanie dokumentami sprzedaży, zwłaszcza gdy zachodzi potrzeba wprowadzenia zmian w wystawionych już fakturach.
Automatyczne wystawianie korekt faktur jest szczególnie przydatne w sytuacjach takich jak anulowanie zamówienia przez klienta czy wprowadzanie zmian w produktach zamówienia.
Poniżej znajdziesz opis kluczowych ustawień w tym zakresie.
1. Kliknij Dokumenty ⇨ Korekty faktur.
2. Następnie kliknij Ustawienia.
3. Przejdziesz do okna Korekty faktur – Ustawienia. Dopasuj ustawienia, tak aby odpowiadało specyfice Twojego biznesu i potrzebom Twoich klientów:
[Automatyzacja] Domyślny rodzaj wystawianej korekty:
W ramach automatyzacji możesz określić, jaki rodzaj korekty ma być domyślnie wystawiany:
- Korekta zerująca: w tym przypadku korekta anuluje całe zamówienie, czyli wszystkie pozycje na fakturze mają liczbę wyzerowaną. Idealne, gdy chcesz całkowicie anulować fakturę.
- Faktura korygująca: Jest to dokument pokazujący aktualne produkty w zamówieniu. Stosuj ją, gdy dokonujesz zmian w zamówieniu, np. robisz aktualizację ilości oraz produktów.
[Automatyzacja] Kod GTU dokumentu:
Kod GTU (Grupa Towarów i Usług) jest ważnym elementem faktury. Możesz zdecydować, skąd ma być pobierany:
- Pobierz z faktury: Kod GTU w korekcie będzie taki sam, jak w oryginalnej fakturze.
- Pobierz z aktualnej konfiguracji: Kod GTU będzie pobrany z bieżących ustawień konfiguracyjnych faktur w Sellasist.
[Automatyzacja] Własny opis korekty:
Jeżeli chcesz dodać indywidualny opis do korekty, możesz to zrobić w jednym miejscu. Opis pomoże Ci lepiej zrozumieć powód wystawienia korekty.
[Automatyzacja] Zezwalaj na tworzenie wielu korekt do faktury:
Zaznaczając tę opcję, pozwolisz na tworzenie wielu korekt do jednej faktury. Jest to przydatne, gdy jedno zamówienie wymaga kilku różnych korekt.
Automatyczne wysyłanie korekt faktur
Sellasist może automatycznie sam wysyłać korekty faktur do klientów. Automatyczne wysyłanie ustawisz, dodając odpowiednią akcję w automatyzacji. W ten sposób korekta będzie wysyłana od razu po tym jak zostaną spełnione warunki. Sam ustawiasz, jakie to mają być warunki. Możesz na przykład ustawić akcję, która spowoduje automatyczne wysyłanie korekty od razu po jej wystawieniu.
1. Wejdź w Administracja ⇨ Automatyzacja i przejdź do zakładki Akcje dla zamówień.
lub Zamówienia ⇨ Akcje automatyczne
Tutaj masz możliwość skonfigurowania automatycznego wystawiania korekt faktur. Aby dodać nową akcję, kliknij Dodaj akcję automatyczną.
Jeśli chcesz modyfikować istniejącą akcję, wybierz Edytuj (klikając na ikonkę ołówka przy wybranej akcji).
3. Najpierw w lewej kolumnie dodaj warunki, które muszą być spełnione, aby korekta faktury została wysłana. Możesz dodać wiele warunków. Faktura będzie wysłana, dopiero kiedy zostaną spełnione wszystkie warunki. Na przykład, kiedy dokument ma być wysłany po wystawieniu.
Kliknij DODAJ WARUNEK.
4. Z rozwijanej listy wybierz Dokument wystawiony, a następnie kliknij Dodaj warunek.
5. Wybierz typ dokumentu Korekta faktury i status dokumentu Został wystawiony.
6. Po ustawieniu warunków, pora na dodanie efektu. Kliknij DODAJ EFEKT, aby wybrać co się stanie, kiedy warunki zostaną spełnione.
5.Wybierz Wyślij powiadomienie z rozwijanej listy, a następnie kliknij OK.
6. Po dodaniu efektu wybierz powiadomienie Korekta faktury {correct_number}. Treść powiadomienia edytujesz w Administracja ⇨ Powiadomienia.
W ustawieniach korekt faktur znajdziesz dodatkowe opcje konfiguracyjne. (Dokumenty →Korekty faktur)
7. Na koniec kliknij Zapisz.
______________________________________________________________________
Jak masowo wysłać korektę faktur do klienta?
1. Przejdź do zakładki Dokumenty ⇨ Korekty faktur.
2. Wybierz korekty, które chcesz wysłać:
- Zaznacz odpowiednie korekty.
- Z akcji masowych znajdujących się powyżej, wybierz opcję Masowa wysyłka korekt paragonów.
O czym należy pamiętać?
Aby masowa wysyłka działała poprawnie, konieczna jest konfiguracja odpowiedniego typu powiadomienia w sekcji Administracja ⇨ Powiadomienia. Każde powiadomienie powinno mieć wypełnione pola "Tytuł" oraz "Treść wiadomości" i być aktywne.
Dla korekt faktur musi być skonfigurowany typ wiadomości "Korekta faktury".
