Moduł reklamacji umożliwia prowadzenie
przejrzystej ewidencji reklamacji dotyczących towarów i zamówień składanych przez klientów Twojego sklepu. Uporządkowany proces obsługi reklamacji pozwala usprawnić ich przyjmowanie i rozpatrywanie, a tym samym znacząco
ograniczyć czas poświęcany na zarządzanie dokumentacją.
System wspiera także kontrolę terminów oraz automatyczne wysyłanie powiadomień o zmianie statusu reklamacji, zapewniając pełną kontrolę nad przebiegiem procesu.
Możliwości modułu reklamacji
Moduł udostępnia komplet funkcji niezbędnych do rejestracji, przyjmowania i rozpatrywania reklamacji:
- Przypisywanie reklamacji do konkretnych zamówień
- Dodawanie i odbieranie załączników
- Edycja złożonych zgłoszeń
- Generowanie wydruków oraz pobieranie dokumentów w formacie PDF
- Automatyczne wysyłanie powiadomień o zmianie statusu reklamacji, w tym o konieczności jej uzupełnienia
Formularz zgłoszenia reklamacji możesz udostępnić kupującym także w formie bezpośredniego linku. Formularz wyświetla się na osobnej stronie, dzięki czemu możesz przesłać go kupującym, którzy złożyli zamówienie za pośrednictwem Allegro.
Uwaga: Moduł jest dostępny w ramach funkcji eksperymentalnych. Aby go aktywować, przejdź do Administracja → Funkcje eksperymentalne i włącz funkcję Moduł reklamacji RMA i zwroty Allegro.
Gdzie i jak skonfigurować formularz reklamacji?
1. Przejdź do Zamówienia → Reklamacje → Ustawienia.
2. Na ekranie zobaczysz ustawienia formularza zwrotu.
- Domyślny termin: Określ termin reklamacji, np. 14 dni
- Reklamacje – routing; Reklamacje – routing zewnętrzny: Adres formularza rejestracji
– Reklamacje – routing: Wpisz: zloz-reklamacje
– Reklamacje – routing zewnętrzny: Wpisz: zloz-reklamacje-formularz
Adresy będą miały następującą strukturę
twoj-login.sellasist.pl/zloz-reklamacje
twoj-login.sellasist.pl/zloz-reklamacje-formularz
- Dodatkowe pola: Możesz dodać do formularza dowolne pola tekstowe
- Pola wymagane: Możesz oznaczyć wybrane pola formularza jako obowiązkowe
Uwaga: Zaleca się ustawienie numeru zamówienia jako pole wymagane formularza. Bez numeru zamówienia część funkcjonalności reklamacyjnych może być niedostępna.
- Pola wyświetlane: Możesz określić, które pola mają być widoczne w formularzu reklamacji. Jeśli dane pole nie jest potrzebne — odznacz je, a nie będzie wyświetlane w formularzu
- Informacja nad formularzem: Możesz wyróżnić dodatkową informację dla osoby dokonującej zwrotu
- Nie przyjmuj reklamacji starszych niż: Możesz określić, ile dni przysługuje na reklamację. Zgłoszenie po terminie będzie automatycznie odrzucane
- Nie przyjmuj reklamacji nowszych niż: Możesz określić, po jakim czasie od zakupu można zgłosić reklamację. Zgłoszenie przed terminem będzie automatycznie odrzucane
3. Po wprowadzeniu zmian, kliknij przycisk Zapisz.
Gotowy formularz będzie wyglądał mniej więcej tak (screen poniżej).
Jak w sklepie dodać link do formularza reklamacji?
Link do formularza możesz umieścić w dowolnym miejscu w menu Twojego sklepu. Więcej na ten temat znajdziesz w
tym artykule.
Czym są i jak dodać statusy reklamacji?
Statusy reklamacji umożliwiają bieżące monitorowanie etapu obsługi zgłoszenia.
Po zmianie statusu — przy poprawnie skonfigurowanej poczcie — system automatycznie wyśle powiadomienie do kupującego. Dla każdego statusu możesz samodzielnie określić:
- czy powiadomienie ma zostać wysłane;
- jaka treść wiadomości zostanie przekazana kupującemu.
Po włączeniu powiadomień SMS, będą one również wysyłane automatycznie. Warunkiem jest dostępność środków w portfelu eSprzedaż.
Aby dodać nowy status reklamacji:
1. Przejdź do Zamówienia → Reklamacje → Statusy i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Na ekranie zobaczysz formularz tworzenia nowego statusu.
- Nazwa statusu: Nazwa statusu reklamacji widoczna w panelu Sellasist
- Wyślij email do klienta: Zaznacz, aby wysyłać wiadomości e-mail do kupującego
- Wyślij email do administratora: Zaznacz, aby wysyłać wiadomości e-mail do administratora
- Oznacz reklamację jako zaakceptowaną: Zaznacz, aby reklamacja, która trafi do tego statusu, była oznaczana jako zaakceptowana
- Oznacz reklamację jako zamkniętą: Zaznacz, aby reklamacja, która trafi do tego statusu, była oznaczana jako zamknięta
- Tytuł emaila z powiadomieniem: Tytuł wiadomości e-mail wysyłanej do kupującego
- Grupa: Wybierz grupę statusów dla nowo utworzonego statusu
- Treść emaila z powiadomieniem: Treść wiadmości e-mail wysyłanej do kupującego
Wskazówka: W treści wiadomości e-mail możesz skorzystać ze zmiennych. Więcej na temat zmiennych znajdziesz w tym artykule.
- Wyślij SMS z powiadomieniem: Zaznacz, aby wysyłać powiadomienia SMS i wpisz treść wiadomości w okno poniżej
Uwaga: Treść wiadomości wpisuj z klawiatury. Kopiowanie tekstu z edytorów (np. Word) może skutkować błędnym wysłaniem wiadomości lub naliczeniem większej liczby znaków z powodu różnic w kodowaniu. Znaki ^, {, }, [, ], ~, |, Enter oraz znaki diakrytyczne są liczone podwójnie, zgodnie ze specyfiką GSM. Użycie zmiennych może powodować różnice w liczbie znaków w wysyłanych wiadomościach.
Koszt SMS (opłata pobierana z portfela konta eSprzedaż):
- 0,15 zł netto — krajowy
- 0,35 zł netto — zagraniczny
Więcej na temat zasilania portfela znajdziesz w
tym artykule.
3. Po uzupełnieniu formularza kliknij przycisk Zapisz.
Czym są i jak dodać rodzaje reklamacji?
Rodzaje reklamacji umożliwiają określenie typów żądań, które kupujący może wybrać podczas składania zgłoszenia. Dzięki temu precyzyjnie definiujesz dostępne opcje, np. wymianę towaru na nowy, naprawę produktu czy zwrot środków.
1. Przejdź do Zamówienia → Reklamacje → Rodzaje reklamacji i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Nadaj nazwę nowemu rodzajowi reklamacji.
3. Na ekranie zobaczysz formularz tworzenia nowego rodzaju reklamacji.
Czym są i jak dodać wysyłki?
Wysyłki umożliwiają określenie metod dostarczenie reklamowanego towaru, które kupujący może wybrać podczas składania reklamacji. Dzięki temu jasno zdefiniujesz dostępne sposoby odesłania produktu w ramach procesu reklamacyjnego.
1. Przejdź do Zamówienia → Reklamacje → Wysyłki i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Nadaj nazwę nowej wysyłce.
Czym są i jak dodać źródła?
Źródła umożliwiają określenie, z jakiego kanału wpłynęła reklamacja. Dzięki temu możesz analizować pochodzenie zgłoszeń i lepiej monitorować proces ich obsługi.
1. Przejdź do Zamówienia → Reklamacje → Źródła i kliknij przycisk z ikoną plusa.
2. Nadaj nazwę źródłu.
Jak zarządzać reklamacjami?
1. Przejdź do Zamówienia → Reklamacje.
W tej sekcji znajdziesz listę wszystkich reklamacji.
W tym miejscu, za pomocą filtrów możesz wyświetlić zgłoszenia z wybranego okresu lub o określonym statusie. Za pomocą akcji masowych możesz zmienić status i źródło reklamacji, sposób dostawy, przyjąć lub zamknąć reklamację oraz pobrać zestawienie reklamacji w pliku CSV.
2. Aby przejść do szczegółów zgłoszenia, otwórz edycję wybranej reklamacji.
3. Na ekranie zobaczysz kartę reklamacji.
W widoku szczegółów reklamacji dostępne są wszystkie informacje i narzędzia niezbędne do jej obsługi. Znajdziesz tu numer reklamacji oraz opcje umożliwiające wydruk dokumentu i pobranie go w formacie PDF.
Widok obejmuje dane zamówienia i dokumentu sprzedaży, podsumowanie zgłoszenia oraz informacje dotyczące reklamowanego produktu — w tym jego opis, rodzaj, status, kwotę zwrotu i notatki. W tym miejscu możesz także zmienić status reklamacji, skonfigurować sposób zwrotu, wysłać wiadomość do klienta, przeglądać załączniki i dodawać własne notatki.
Dostępna jest także edycja danych do wysyłki, pełna historia korespondencji e-mail związanej z reklamacją oraz logi systemowe zawierające listę wszystkich zmian wprowadzonych w zgłoszeniu.
Powiązane artykuły
