Statusy zamówień to kluczowa funkcjonalność systemu Sellasist, która pozwala śledzić etapy realizacji zamówień oraz automatycznie wysyłać powiadomienia o ich zmianach do kupujących lub do administratorów.
Każde nowe zamówienie domyślnie otrzymuje status Nowe, a wraz z jego realizacją status może się zmieniać na W realizacji, Wysłane lub inne, całkowicie dopasowane do procesu obsługi w Twoim sklepie.
Sellasist umożliwia dodawanie i personalizację statusów, dzięki czemu możesz tworzyć własne nazwy statusów i etapy odpowiadające specyfice Twojej działalności. Takie rozwiązanie pozwala zachować porządek, łatwiej zarządzać zamówieniami i skutecznie monitorować postępy w ich realizacji.
Dlaczego aktualizacja statusów jest ważna?
Regularna aktualizacja statusów zamówień ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego działania systemu i sprawnej obsługi klientów. Wpływa zarówno na wydajność pracy, jak i jakość komunikacji z kupującymi.
Optymalizacja pracy systemu
Sellasist automatycznie analizuje zamówienia o statusie Nowe. Jeśli statusy nie są aktualizowane, liczba zamówień pozostających w tej kategorii stale rośnie, co może prowadzić do spowolnienia działania panelu, dłuższego logowania i mniej płynnej pracy. Regularne aktualizowanie statusów pozwala więc zachować wysoką wydajność systemu i ułatwia codzienną obsługę zamówień.
Automatyzacja zmiany statusów
Sellasist oferuje
automatyzację zmiany statusów, która znacznie przyspiesza pracę przy większej liczbie zamówień. Dzięki temu możesz ustawić konkretne warunki, po spełnieniu których status zamówienia zmieni się automatycznie — bez potrzeby ręcznej ingerencji.
Automatyzacja:
- skraca czas przetwarzania zamówień;
- umożliwia dostosowanie procesu do indywidualnych potrzeb Twojego biznesu.
Komunikacja z kupującym
Zmiana statusu zamówienia może automatycznie uruchamiać wysyłkę powiadomień e-mail lub SMS, jeśli masz włączony
system powiadomień. Masz pełną kontrolę nad tym, jakie informacje otrzymują klienci na poszczególnych etapach realizacji.
Korzyści:
- Zwiększenie zadowolenia kupujących: Szybkie informowanie o postępach buduje zaufanie i profesjonalny wizerunek sklepu.
- Oszczędność czasu: Automatyzacja komunikacji eliminuje konieczność ręcznego powiadamiania każdego klienta o zmianie statusu zamówienia.
Konfiguracja
Statusy znajdziesz w zakładce Administracja → Statusy zamówień.
Podobnie jak w przypadku powiadomień, w systemie są dostępne statusy z przygotowaną treścią i podstawowymi zmiennymi. Klikając ikonę ołówka, możesz je edytować, dostosować do charakterystyki swojego sklepu lub dodać inne zmienne widoczne w przyborniku.
Ważne: Zmienne należy wpisywać ręcznie — nie kopiować ich z przybornika.
Dodawanie nowego statusu
Aby utworzyć nowy status, na liście statusów kliknij przycisk z ikoną plusa. Na ekranie zobaczysz formularz tworzenia nowego statusu.
- Nazwa statusu: Dowolna nazwa statusu.
- Grupa: Statusy zamówień są podzielone na cztery główne grupy — Nowe, W realizacji, Zrealizowane, Niezrealizowane. Możesz dodać własne statusy do wybranej grupy.
- Status Allegro: Opcjonalnie wybierz i powiąż odpowiedni status w Allegro.
- Podgrupa: Możesz utworzyć podgrupę dla danego statusu.
- Wyślij e-mail do klienta: Zaznacz tę opcję, jeśli klient ma otrzymać wiadomość e-mail po zmianie statusu zamówienia. Po zaznaczeniu tej opcji, w prawym górnym rogu formularza zobaczysz dodatkowe okno, w którym możesz określić, do klientów jakich usług chcesz wysyłać ten e-mail.
Uwaga: Aby wysyłać powiadomienia dla zamówień pochodzących z Allegro czy innych marketplace lub zewnętrznych sklepów, konieczne jest zaznaczenie checkboxa danej usługi.
- Wyślij e-mail do administratora: Zaznacz tę opcję, jeśli administrator ma otrzymywać powiadomienie e-mail po zmianie statusu.
- Tytuł e-maila z powiadomieniem: Wpisz tytuł wiadomości. Możesz używać zmiennych z przybornika.
- Ustaw własne kolory zamówień: Zalecane, aby łatwiej rozpoznawać zamówienia o określonym statusie.
- Przywróć produkty na stan: Zaznacz tę opcję, jeśli chcesz, aby produkty z zamówień wpadających do tego statusu wracały na stan magazynowy.
- Treść e-maila z powiadomieniem: Wpisz treść wiadomości. Możesz używać zmiennych z przybornika.
- Wyślij SMS z potwierdzeniem: Zaznacz tę opcję, jeśli chcesz, aby oprócz wiadomości e-mail wysyłany był również SMS.
- Treść wiadomości SMS: Wpisz treść SMS-a.
Uwaga: Aby wysyłać SMS-y z panelu administracyjnego, musisz doładować portfel na koncie eSprzedaż. Więcej na temat doładowywania portfela dowiesz się
tutaj.
Uwaga: Treść wiadomości wpisuj z klawiatury. Kopiowanie tekstu z edytorów (np. Word) może skutkować błędnym wysłaniem wiadomości lub naliczeniem większej liczby znaków z powodu różnic w kodowaniu. Znaki ^, {, }, [, ], ~, |, Enter oraz znaki diakrytyczne są liczone podwójnie, zgodnie ze specyfiką GSM. Użycie zmiennych może powodować różnice w liczbie znaków w wysyłanych wiadomościach.
Koszt SMS (opłata pobierana z portfela konta eSprzedaż):
- 0,15 zł netto — krajowy
- 0,35 zł netto — zagraniczny
Po skonfigurowaniu nowego statusu zapisz wszystkie zmiany.
Wskazówka: Upewnij się, że Twój nowy status posiada zaznaczone wszystkie wymagane opcje.
Powiązane artykuły
